A konfliktus fogalmát a szakirodalomban sokféleképpen meghatározták, de közös elemként jelenik meg, hogy konfliktus két (vagy több) egymástól kölcsönösen függő fél között kialakuló összeütközés, akik eltérő célokkal, érdekekkel vagy értékekkel rendelkeznek, és ezek összeegyeztethetetlennek bizonyulnak. Míg egyes definíciók a konkrét összeférhetetlen célokra vagy az akadályozó viselkedésre helyezik a hangsúlyt, más megközelítések kiemelik a konfliktus észlelésének szubjektív voltát, vagyis hogy a feleknek érzékelniük kell a vélt sérelmet vagy különbséget ahhoz, hogy konfliktus alakuljon ki. Összességében a konfliktus egy dinamikus pszichológiai és társas folyamat, amelyben a felek reakciói és interakciói is kulcsszerepet játszanak. Fontos hangsúlyozni, hogy a konfliktusok nem szükségszerűen károsak: megfelelő kezelés mellett akár pozitív hatásúak is lehetnek, elősegítve az új ötletek megszületését, a problémamegoldást és a csapat fejlődését. Ugyanakkor kezeletlenül hagyva a konfliktusok gyakran erős negatív érzelmekkel és stresszel járnak, rontva a munkahelyi légkört és teljesítményt.
A munkahelyi konfliktusok pszichológiai hátterében számos tényező áll. Személyiségbeli különbségek befolyásolhatják, ki milyen gyakran és hogyan kerül konfliktusba: például a kutatások szerint az agresszióra hajlamos vagy domináns személyiségek gyakrabban provokálnak összeütközést, míg a nagyobb együttműködési hajlamú (barátságos) személyek inkább kerülik az éles konfrontáció. Antonioni (1998) Big Five-személyiségmodellre épülő vizsgálata kimutatta, hogy bizonyos vonások, mint például a magas dominancia vagy extraverzió, összefüggésben állnak a versengőbb konfliktuskezelési stílussal, míg a nagyobb lelkiismeretesség és egyetértés (agreeableness) hajlamosíthat a kompromisszumkereső vagy alkalmazkodó megoldásokra. Emellett az érzelmi intelligencia (EI) kiemelt szerepet játszik a konfliktusok kezelésében: az érzelmileg intelligensebb munkavállalók jobban felismerik saját és mások érzéseit és indítékait, ezáltal hatékonyabban képesek kezelni a konfliktusokat és megelőzni az elfajulásukat. Például magas EI-jű csapatok konstruktívabb vitakultúrát alakítanak ki, és a nézeteltéréseket inkább megoldandó feladatnak tekintik, semmint személyes támadásnak. A konfliktusok és a stressz kapcsolata szintén kétirányú: egyrészt a tartós munkahelyi konfliktusok erős stresszforrást jelentenek, hozzájárulhatnak a kiégéshez és a munkahelyi elégedetlenséghez. Kimutatták például, hogy a gyakori kapcsolatbeli konfliktus növeli a munkahely elhagyásának szándékát és rontja a teljesítményt. Másrészt a munkahelyi stresszorok – úgymint a túlzott vagy éppen alacsony munkaterhelés, bizonytalan szerepek, zajos vagy zavaró környezet – maguk is konfliktusok kialakulásához vezethetnek. Ha valaki feszült és kimerült, kisebb nézeteltérések is könnyebben eszkalálódnak összeütközéssé. Éppen ezért a konfliktuskezelés pszichológiai alapjaihoz tartozik az önismeret, az érzelemszabályozás és a stresszkezelés képessége: ezek fejlesztésével csökkenthető a destruktív konfliktusok előfordulása és hatása.